Structure de base pour les répertoires de documents des professeurs

La Division de la gestion de documents et des archives propose aux professeurs une structure de base pour les sous-répertoires faisant partie du répertoire «Mes documents». Cette proposition vise à faciliter aux professeurs le repérage des documents qu'ils créent et enregistrent sur leur ordinateur.

Principe de gestion des fichiers électroniques

Un répertoire peut être comparé à un classeur dans lequel les fichiers sont regroupés. Comme pour un classeur de documents sur support papier, des principes de gestion doivent être respectés en matière de structure, de repérage, de protection et de conservation des informations électroniques. Il est important de bien organiser l’information au moment même de sa création.

Le premier principe d’organisation des fichiers sur un micro-ordinateur est de regrouper dans des répertoires différents, d’une part, les logiciels, et d’autre part, les documents créés avec ces mêmes logiciels. Ces regroupements distincts facilitent le repérage de l’information et la réalisation de copies de sécurité. Le disque dur de votre ordinateur (C) possède d’ailleurs déjà une configuration de répertoires pour séparer les fichiers logiciels (répertoire «Program files» ou «Programmes») de vos fichiers personnels (répertoire «Mes documents»). Lors de l’installation d’un nouveau logiciel ou lors de la création d’un nouveau document, ce principe devrait être respecté.

Les fichiers ou documents du répertoire «Mes documents» devraient, quant à eux, être classés en vertu des fonctions, sous-fonctions et activités réalisées par l’utilisatrice ou l’utilisateur. La structure de classification devrait aussi tenir compte de la quantité et du degré d’hétérogénéité des documents créés. Il est conseillé de ne pas dépasser trois ou quatre niveaux de subdivision à l’intérieur du répertoire«Mes documents» , par exemple : répertoire (fonction), sous-répertoire (sous-fonction), puis fichier ou document. À ce dernier niveau, il sera d'autant plus important de donner aux fichiers des titres significatifs et précis.

Sous-répertoires de base du répertoire «mes documents »

Nous vous proposons quelques grandes catégories de classification des dossiers personnels de professeurs, sous forme de sous-répertoires à insérer dans le répertoire «Mes documents».

Le modèle de classification des fichiers électroniques proposé ci-après, constitue une structure de base optionnelle. Cette structure repose sur les rubriques du curriculum vitae généralement utilisées par les professeurs de l’Université (activités, rayonnement, etc.). Elle est composée des sous-répertoires suivants :

• 01 MON DOSSIER INDIVIDUEL PROFESSIONNEL
• 02 GÉNÉRAL
• 03 ACTIVITÉS D'ENSEIGNEMENT
• 04 ACTIVITÉS DE RECHERCHE
• 05 RAYONNEMENT INTERNE U M
• 06 RAYONNEMENT EXTERNE
• 07 DOCUMENTATION

Pour celles et ceux qui voudraient développer davantage la structure des sous-répertoires de leurs documents, nous leur proposons la classification suivante :

• 01 MON DOSSIER INDIVIDUEL PROFESSIONNEL
  • 01-01 Curriculum vitae
  • 01-02 Correspondance administrative
    (ex.: avantages sociaux)
  • 01-03 Promotion
• 02 GÉNÉRAL
  • 02-01 Correspondance personnelle
  • 02-02 Recommandations
    (ex.: étudiants; bourses; prix; etc.)
  • 02-03 Abonnements - cotisations
• 03 ACTIVITÉS D'ENSEIGNEMENT
  • 03-01 Dossier au nom de votre unité d'enseignement
    (directives, procédures, horaires, etc.)
  • 03-02 Dossiers de cours - par sigle
    • Plan de cours
    • Notes de cours
    • Questionnaires d'examens
    • Travaux d'étudiants
  • 03-03 Direction d'étudiants
    (mémoires et thèses)
• 04 ACTIVITÉS DE RECHERCHE
  • Projets (par nom de projet en préparation, soumis, en cours)
  • Demandes de subventions
    (par sigle d'organisme subventionnaire)
  • Rapports de recherche
• 05 RAYONNEMENT INTERNE U M
  • 05-01 Comités
  • 05-02 Autres tâches administratives
• 06 RAYONNEMENT EXTERNE
  • 06-01 Publications
    (en préparation, soumises, publiées, par titre)
  • 06-02 Participations
    (colloques, congrès, conférences, séminaires, panels, symposiums, etc.)
  • 06-03 Conseil et avis
    (par sujet, ou par nom d’organisme)
  • 06-04 Associations et organismes externes
• 07 DOCUMENTATION
  • (par sujet, par auteur, par titre, etc.)

Pour en savoir plus

Pour plus d’information sur la classification des documents, communiquez avec Gilles Landry à la Division de la gestion de documents et des archives au poste téléphonique 2898 ou à l'adresse électronique (nathalie.denis@umontreal.ca).