Foire aux questions

Cette section présente des questions fréquemment posées au personnel de la Division de la gestion de documents et des archives. Présentées par thème, ces questions portent sur la gestion des documents administratifs, l'acquisition et l'utilisation des archives historiques, l'accès aux documents ainsi que la protection des renseignements personnels. Pour toute autre question, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : archives@archiv.umontreal.ca.

Je veux envoyer mes documents aux archives, que dois-je faire?

Comment procéder au transfert (archivage) de mes documents?

Pour transférer vos documents à la Division de la gestion de documents et des archives, vous devez d’abord avoir consulté le Calendrier de conservation des documents. Celui-ci indique quels documents doivent être transférés, quels sont ceux que vous pouvez immédiatement éliminer ainsi que ceux qu’il vous faut conserver dans vos bureaux.  Une fois que les documents qui doivent être transférés ont bien été identifiés, vous pouvez suivre les étapes de la procédure de transfert.

À quelle fréquence devrais-je effectuer le transfert de mes documents?

Idéalement une fois par année afin de respecter les délais de conservation prévus au calendrier mais aussi afin d’assurer une certaine constance dans vos espaces de rangement.
Information complémentaire.

Combien de temps dois-je conserver mes documents?

Les prériodes de conservation des documents sont définies dans le Calendrier de conservation des documents de l’Université de Montréal. Celui-ci détermine les périodes de conservation pour les différents types de documents ou de dossiers dans les unités et à la Division de la gestion de documents et des archives. Il détermine également les documents qui peuvent être éliminés et ceux qui doivent être conservés en permanence.
Consulter le calendrier de conservation.

Qu’est-ce que le stade semi-actif et en quoi peut-il être utile?

Le stade semi-actif est la période de conservation durant laquelle les documents que vous n’utilisez plus de façon courante, mais qui doivent être conservés pour des raisons légales, administratives ou financières, sont entreposés dans les dépôts de la Division de la gestion de documents et des archives. À titre d’exemple, en vertu des lois fédérale et québécoise sur l’impôt et le revenu, il est obligatoire de conserver les factures et les reçus pour une période de six ans. Cela dit, il est rare de consulter de façon quotidienne, hebdomadaire voire mensuelle l’ensemble de ces factures. L’entreposage des documents à la Division de la gestion de documents et des archives vous permet de réaliser des économies substantielles d’espace et d’équipement et d’assurer une meilleure protection de vos documents.

Comment récupérer un document transféré aux archives?

Qu’est-ce qu’un rappel de document?

Le rappel de documents est l’opération par laquelle la Division de la gestion de documents et des archives retourne des documents demandés par une unité requérante propriétaire des documents.

Qu’est-ce qu’une réactivation de document?

La réactivation d’un document est l’action de redonner un statut de document actif à un document semi-actif. Le document réactivé est retiré du Centre de traitement des documents semi-actifs, rayé des bordereaux de transferts et retourné à l’unité requérante qui le conserve dans ses locaux pour fins d’usage quotidien.

À noter :
Un document réactivé sera traité par l’unité comme tous les autres documents actifs et sera éventuellement transféré de nouveau à la Division de la gestion de documents et des archives selon les délais prescrits par le Calendrier des règles de conservation des documents, mais dans un autre contenant lors d'un autre transfert.

En cas de rappel de documents, comment sont répartis les coûts?

Dans le cas où une unité rappelle un ou plusieurs contenants de documents semi-actifs, les frais de transport sont répartis comme suit : la Division de la gestion de documents et des archives assume les frais de transport liés au rappel, alors que l'unité assume les frais de transport liés au retour, c'est-à-dire de l'unité à la Division.

Existe-t-il des outils pour m'aider à gérer mes documents?

Comment puis-je organiser mes documents papiers et numériques?

La Division de la gestion de documents et des archives a élaboré un système officiel de classification qui constitue la politique officielle de classification de l’Université. Ce système vise à structurer l’information en la divisant par séries. La ventilation des dossiers à l'intérieur d'une structure permet une meilleure gestion des documents, facilite le repérage et diminue le risque de perte d’information (des documents biens classés sont des documents rapidement retrouvés). Le SOC permet de regrouper l’information d’où qu’elle provienne, au sein d’un même dossier physique ou d’un même répertoire ou sous-répertoire (documents numériques). La structure de classification s’accompagne d’un plan numérique de cotation pour ordonner les dossiers dans les classeurs ou les répertoires informatiques.

Existe-t-il un outil pour m’aider à repérer mes documents?

En complément au Système officiel de classification, la Division de la gestion de documents et des archives met à la disposition du personnel de l’Université des logiciels de classification et de repérage. Ces logiciels permettent :

• l’entrée de données sur les dossiers administratifs;
• la recherche de dossiers;
• la production de listes et d’étiquettes de dossiers.

Disponibles aux coûts de 50 $, ces logiciels peuvent être acquis en s’adressant à Madame Nathalie Denis qu’il est possible de contacter par courriel (nathalie.denis@umontreal.ca) ou par téléphone (poste 2898).

Qu’est-ce que le Calendrier de conservation des documents de l’Université de Montréal?

Le calendrier de conservation des documents est la politique officielle de l’Université en matière de conservation des documents. Il s’agit d’une publication constituée de règles de conservation approuvées par Bibliothèque et Archives nationales du Québec conformément à la Loi sur les archives. Il présente les différentes règles qui régissent les périodes de conservation, leur support de conservation (papier ou autre) et le mode de disposition (élimination ou conservation) des documents.

Consulter le Calendrier de conservation des documents de l’Université de Montréal

Quelle est la différence entre le calendrier de conservation et le Système officiel de classification?

Le calendrier des règles de conservation détermine les périodes de conservation de vos dossiers dans les bureaux, s’ils font l’objet d’un transfert à la Division de la gestion de documents et des archives, s’ils seront éliminés ou conservés comme archives historiques. Le Système officiel de classification sert à organiser vos dossiers à l’intérieur de vos classeurs ainsi que dans vos ordinateurs.

Qu’est-ce qu’une règle de conservation?

Une règle de conservation est une norme établissant la durée de conservation des documents, leur support de conservation, leur cheminement, leur traitement depuis leur création jusqu’à leur élimination ou leur versement aux archives historiques et les unités qui en sont responsables.

Consulter le Calendrier de conservation des documents de l’Université de Montréal

Est-il possible de ne pas trouver de règle de conservation pour un dossier?

Le calendrier de conservation est en constante évolution. Il est possible qu’il n’existe pas de règle pour votre type de document ou de dossier. Dans ce cas, contactez-nous. Nous vérifierons s’il existe une règle associée à votre document ou dossier et s'il n'en existe pas, nous entamerons des démarches pour élaborer une règle de conservation.

Dois-je prendre des mesures particulières face à certains documents?

Les contrats et les procès-verbaux font l’objet d’un traitement spécial, étant donné leur valeur administrative, légale et historique. Dès la signature, ces documents doivent nous être acheminés par courrier interne. Sur réception, ces documents sont indexés, puis ils sont déposés au Centre de traitement des documents semi-actifs. Les contrats ainsi que les procès-verbaux des grands corps universitaires sont également microfilmés afin d’assurer leur protection advenant un sinistre ou un désastre.

La loi sur l'accès aux documents concerne-t-elle tous mes documents?

J’ai en ma possession des documents comprenant des renseignements personnels.

L’Université de Montréal est soumise à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels qui régit la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication des renseignements personnels. L’Université s’est aussi dotée d’une Politique sur la protection des renseignements personnels à l'Université de Montréal qui précise les obligations légales des personnes œuvrant à l’Université en matière de gestion des renseignements personnels.

Comment dois-je protéger les documents contenant des renseignements personnels?

L’Université de Montréal est soumise à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels qui régit la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication des renseignements personnels. L’Université s’est aussi dotée d’une Politique sur la protection des renseignements personnels à l'Université de Montréal qui précise les obligations légales des personnes œuvrant à l’Université en matière de gestion des renseignements personnels.

Pour consulter des documents d'archives, quels sont mes droits et mes obligations?

Quels documents historiques sont conservés par la Division de la gestion de documents et des archives?

La Division de la gestion de documents et des archives conserve actuellement plus de 400 fonds institutionnels et plus de 300 fonds privés qui totalisent 1,4 kilomètre linéaire de documents textuels relatifs à la mission d'enseignement et de recherche de l'Université de Montréal. Aux sources manuscrites, s'ajoutent plus de 40 000 documents photographiques, 24 000 archives imprimées ainsi qu'une grande quantité de documents iconographiques et audiovisuels.

Qui peut avoir accès aux documents de la Division de la gestion de documents et des archives?

Tous les chercheurs, étudiants, professeurs ou membres du personnel de l’Université de Montréal de même que tous les citoyens ont accès aux fonds d’archives historiques conservés par la Division de la gestion de documents et des archives, sous réserves des restrictions applicables.

Comment faire pour consulter un document d’archives ?

Toute personne voulant consulter un document tiré d’un fonds ou une collection d’archives doit communiquer avec le service de référence par courriel à reference@archiv.umontreal.ca ou par téléphone au (514) 343-2251 afin de faire part de ses besoins et de planifier sa visite. Notre salle de consultation est ouverte du lundi au jeudi de 09 h 00 à 12 h 00 et de 13 h 30 à 17 h 00 et est située au local E-619 du pavillon Roger-Gaudry.

Existe-t-il des droits d'auteur sur les documents?

La Division de la gestion de documents et des archives ne possède pas les droits d'auteur sur tous les documents dont elle a la garde. Le chercheur se conformera à la Loi sur le droit auteur (L.R.C. c-42), le cas échéant.

Ai-je le droit de reproduire des documents?

Sous réserve de la Loi sur le droit d’auteur (L.R.C. c-42) et des contrats  encadrant l’acquisition des fonds d’archives privés, les documents conservés par la Division de la gestion de documents et des archives, quelle que soit leur nature, peuvent être reproduits par procédés mécaniques ou autres. Un coût minimum est demandé pour la reproduction.

La reproduction d’un document doit être accompagnée de la mention de sa source.

Comment rédiger la mention de la source d’un document d’archives?

La mention des sources consultées se fait conformément aux normes archivistiques suivantes :

Documents textuels: Nom du service; nom du fonds suivi de la cote du fonds, de l'article ou de la pièce. Titre du dossier, de l'article ou de la pièce. Exemple: Division de la gestion de documents et des archives, Université de Montréal. Fonds Secrétariat général (D35). D35/C4,266. Faculté de médecine: rapports annuels et mémoires divers.

Documents iconographiques: Division de la gestion de documents et des archives, Université de Montréal. Fonds Bureau de l'information (D37). 1FP 280. Collation des grades, mai 1966.

Puis-je offrir des documents à la Division de la gestion de documents et des archives?

La Division de la gestion de documents et des archives peut acquérir des archives privées qui sont nécessaires à l’enseignement, à la recherche et à l’histoire de l’institution. Ces archives non-institutionnelles peuvent être soit des archives quasi-institutionnelles, aussi appelés archives associées. Ces archives proviennent surtout des professeurs, de chercheurs, de membres du personnel ou de syndicats œuvrant à l’Université.

Peuvent aussi être offertes des archives privées qui n’ont pas de lien avec l’Université. Sont ainsi susceptibles d’être acquis des documents architecturaux, cartographiques, informatiques, filmiques, sonores, iconographiques – tels que, affiches dessins, diapositives, photographies – de même que des documents textuels touchant prioritairement les domaines suivants :

• l’éducation
• la création littéraire ;
• la médecine ;
• la musique ;
• le milieu des arts ;
• les sciences, y compris des sciences de la santé.

Si vous avez des archives à offrir, contacter Michel Champagne à Michel.Champagne@umontreal.ca

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