Structure de la série 12 – COMMUNICATIONS

Documents relatifs aux activités de communication de l’Université.

Note(s) d’application :

Classer au niveau 12 - Communications les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

12.01 Identification de l'établissement

Documents relatifs à la conception, la définition et la modification de toute forme d’identification officielle de l’Université et de ses diverses unités : logo et représentation du nom de l’Université (enseignes, papeterie officielle, véhicules, installations et signalisation), armoiries, devise, sceau, couleurs, drapeau, hymne, blason et autres.

Note(s) d’application :

Pour les documents relatifs à l’exécution de projets de signalisation ou d’identification (bons de commandes, dessins d’atelier, ...), voir 10.01.02 Aménagement des espaces (Immeubles et terrains) si la demande fait partie d’un projet de construction.
Pour les documents relatifs à l’exécution de projets de signalisation ou d’identification (bons de commandes, dessins d’atelier, ...), voir 10.02.01 Dossier de gestion (Mobiliers et équipements) si la demande est traitée sous forme de réquisition à un fournisseur.

12.02 Information interne

Documents relatifs à la réalisation, au développement et au suivi du programme d’information interne, à la conception, à la rédaction, à la publication et à la diffusion des documents d’information et de communication destinés à la communauté universitaire : bulletins, communiqués (incluant les avis de décès des parents du personnel de l’Université), textes d’allocutions et discours et autres.

Note(s) d’application :

Pour les règlements de l’Université, voir 06.01.03 Règlements et politiques (Documents constitutifs et réglementaires).
Pour les publications à caractère administratif (publications internes) dont les journaux (exemple : Forum), voir 12.04.02 Publications administratives.

12.03 Publicité et relations avec les médias

Documents relatifs à la publicité et aux relations avec les médias.

Note(s) d’application :

Classer au niveau 12.03 Publicité et relations avec les médias les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

12.03.01 Publicité et marketing
12.03.02 Relations de presse

12.04 Publications (UdeM)

Documents relatifs aux publications de l’Université.

Note(s) d’application :

Classer au niveau 12.04 Publications (UdeM) les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.
Pour les documents relatifs au droit d’auteur, voir 06.03.06 Droit d’auteur (Affaires juridiques).
Pour les documents relatifs au dépôt légal, voir 06.03.07 Dépôt légal (Affaires juridiques).

12.04.01 Gestion des publications
12.04.02 Publications administratives
12.04.03 Publications savantes ou scientifiques

12.05 Cérémonies officielles et événements spéciaux (UdeM)

Documents relatifs aux cérémonies officielles et événements spéciaux de l’Université : cérémonies, collations des grades, célébrations, inaugurations, visites, fêtes, anniversaires, réceptions, manifestations, lancements et autres.

Note(s) d’application :

Classer au niveau 12.05 Cérémonies officielles et événements spéciaux (UdeM) les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.
Pour les événements relatifs à l’histoire de l’Université (célébrations historiques, cérémonies de commémoration, dévoilement d’une plaque ou d’un monument et autres), voir 06.01.01 Historique.

12.05.01 Dossier de gestion
12.05.02 Livre d’or

12.06 Prix et distinctions (UdeM)

Documents relatifs aux différentes distinctions décernées par l’Université : doctorat Honoris Causa, médaille, diplôme de mérite artistique, scientifique, titre de professeur émérite, prix d’excellence en enseignement et autres. Les dossiers peuvent contenir les documents suivants : curriculum vitae des candidats et des récipiendaires, lettres d’appui, texte de présentation, allocution de remerciements, communiqué de presse, allocution d’un représentant de l’Université, carte d’invitation, correspondance, extrait de procès-verbal de l’instance ayant approuvé l’attribution de la distinction, copie des diplômes ou certificats décernés, liste des récipiendaires et autres.

Note(s) d’application :

Pour les documents relatifs aux services d’aide financière offerts aux étudiants de l’Université, voir 05.01.03.02 Prêts, bourses et prix de l’Université (Aide financière) et 05.01.03.03 Prêts, bourses et prix externes (Aide financière).
Pour les documents relatifs aux autres prix externes, voir 06.06 Relations externes.
Pour les documents relatifs aux comités de sélection, voir 07 Comités et autres organismes (UdeM).

Renseignements personnels :

Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

12.07 Congrès, colloques, conférences

Documents relatifs aux colloques, aux conférences et aux congrès.

Note(s) d’application :

Classer au niveau 12.07 Congrès, colloques, conférences les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

12.07.01 Événements internes
12.07.02 Événements externes