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Structure des subdivisions uniformes

Applicables à toutes les séries ou sous-séries.

U01  Directives et procédures

Documents de régie interne (généraux ou spécifiques) élaborés par l'Université ou l'une de ses unités dans le but de guider les actions à entreprendre, de fournir les étapes à suivre, de préciser les moyens à utiliser pour réaliser les activités nécessaires à l'atteinte des objectifs de l'institution : procédures, normes, directives, méthodes administratives.

Note(s) d’application :

• Pour les règlements administratifs et académiques touchant l’ensemble de l’Université ou ses diverses unités, voir 06.01.03 Règlements et politiques (Documents constitutifs et réglementaires).

U02  Rapport

Documents constitués de données qualitatives et quantitatives qui résument les activités de l'Université ou de l'une de ses unités pour une période de temps déterminée (rapports d'activités) et documents créés par l'Université ou l'une de ses unités, qui font la synthèse d'une question liée à la gestion administrative ou académique de l'Université (rapports d'analyse, rapports d'études, rapports d'étapes, etc.).

Note(s) d’application :

• Pour les rapports annuels publiés sous forme d'imprimé ou numérique, voir 12.04.02 Publications administratives.

U03  Statistiques

Documents contenant des données statistiques touchant divers aspects de la gestion administrative et académique de l'Université ou de l'une de ses unités.

U04  Enquête et sondage

Ensemble des documents reliés à la conception et à la réalisation d'une enquête ou d'un sondage pour l'Université ou l'une de ses unités : correspondance, questionnaires, rapports d'interprétation des données, rapport final et documentation diverse.

Note(s) d’application :

• Pour les enquêtes et les sondages externes, voir 06.06 Relations externes.

U05  Liste et inventaire

Documents contenant des données consignées à des fins de gestion courante : inventaire, liste d'envoi, répertoire, catalogue et autres .

U06  Correspondance

Correspondance reçue ou envoyée, incluant les mémorandums, les notes de service et tout document de liaison (bordereaux de transmission, accusés de réception, copies conformes, invitations, remerciements, félicitations, vœux, condoléances et autres). Cette subdivision uniforme s'applique uniquement pour les documents dont le sujet ne fait pas l'objet d'une sous-série spécifique.

U07  Document de travail

Document préparatoire à la réalisation de divers rapports, mémoires, études, politiques, règlements, procédures, publications et autres (brouillons, notes ou données préliminaires, documentation de soutien).

U08  Dossier de référence

Dossier dont le sujet ou le thème varie d'une unité à l'autre selon ses besoins et ses activités spécifiques. Ces dossiers regroupent une documentation de travail ou d'appui rassemblée par une unité donnée, reliée à ses activités propres et lui servant à des fins de référence dans le cadre de ses opérations. Ils peuvent contenir des documents d'origine interne ou externe (articles de périodiques, coupures de presse, dépliants, brochures, extraits de volumes, rapports et publications externes, catalogues, documents de références techniques et autres).

U09  Dossier sujet

Dossier se rapportant à un sujet particulier et regroupant divers documents reliés aux activités de l'Université ou de l'une de ses unités : correspondance, rapports, études, statistiques, communiqués, documents de réflexion, coupures de journaux, commentaires et autres. Cette subdivision uniforme s'applique uniquement pour les documents dont le sujet ne fait pas l'objet d'une sous-série spécifique.

U10  Calendrier d'activités

Documents qui, pour une période déterminée, indiquent la date à laquelle doivent se tenir certaines activités ou certains événements reliés à la vie de l'Université ou de l'une de ses unités : calendrier, programme, horaire, échéancier et autres.

U11  Demande de renseignements

Correspondance adressée à l'Université par des personnes ou des organismes extérieurs qui désirent obtenir diverses informations d'ordre général ou spécifique concernant le fonctionnement de l'institution ou la nature de ses activités.

Note(s) d’application :

• Pour les demandes relatives à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, voir 06.03.04.02 Demande d’accès à des documents publics et à des renseignements personnels (Affaires juridiques).

U12  Contrats et ententes

Documents légaux confirmant une entente entre l'Université et une personne physique ou morale.

Note(s) d’application :

• Voir aussi 06.03.05.01 Contrats et ententes (Documents juridiques).
• Pour les documents relatifs aux contrats ou subventions de recherche, voir 03.05.01 Contrats et subventions (Projets de recherche).
• Pour les documents relatifs aux autorisations de signature des contrats et des ententes, voir 06.04.05 Délégatin de pouvoirs (Administration de votre unité).
• Pour les documents relatifs aux contrats d'embauche des employés, voir 08.02.02 Embauche ou 08.03 Dossiers individuels - Personnel.

Renseignements personnels  :

• Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.