Logiciels

SOC-Access

La Division de la gestion de documents et des archives met à la disposition exclusive des unités le logiciel SOC-Access pour la classification et le repérage de leurs dossiers actifs. Développé par la Division de la gestion de documents et des archives avec Access, le logiciel permet notamment :

• la classification des dossiers avec le Système officiel de classification 2 (SOC2)
• la saisie d’informations relatives à des dossiers;
• la recherche de dossiers;
• la production d’étiquettes;
• la production de listes de dossiers par descripteurs, par catégories ou par localisation.

Le logiciel SOC-Access peut être utilisé pour un ou plusieurs postes de classement. De plus, la recherche et la production de listes peuvent s’effectuer pour un seul poste de classement ou pour plusieurs postes à la fois, au choix de l’unité.

SyGED

Dans le cadre du projet Hippocampe, la Division de la gestion de documents et des archives procède graduellement à la mise en place de SyGED dans les unités académiques et administratives de l'Université depuis 2009. SyGED est un système de gestion électronique de documents dont les principales caractéristiques sont les suivantes :

• fonctionnement en réseau / interface Web;
• gestion intégrée des documents analogiques (papier, microfilm, ...) et numériques, incluant une intégration avec la suite Microsoft Office;
• classification et saisie d’informations relatives à des documents et des dossiers;
• recherche d'informations (moteur de recherche plein texte);
• gestion de l'ensemble du cycle de vie (automatisation de l'application des règles de conservation);
• production de listes et d’étiquettes.

En outre, les utilisateurs de Polydoc (ancien logiciel mis à la disposition des unités pour la classification et le repérage de leurs dossiers) et de SOC-Access pourront voir leurs données transférées dans SyGED.