Élimination de documents par déchiquetage confidentiel avec certificat d’élimination

Procédure de transfert des documents

Le Calendrier de conservation des documents de l'Université de Montréal prescrit le déchiquetage confidentiel avec certificat d'élimination comme mode de disposition pour certains documents comprenant des renseignements personnels ou confidentiels. Lorsque la règle de conservation prévoit une période de conservation au stade semi-actif de l’exemplaire principal, la Division de la gestion de documents et des archives (DGDA) assure l’élimination confidentielle de ces documents au terme de leur période de semi-activité.

Il reste cependant d’autres documents qui ne sont jamais transférés à la DGDA et qui doivent aussi être éliminés par déchiquetage confidentiel. Ces documents répondent à l'un ou l'autre des critères suivants :

• ce sont des exemplaires secondaires dont le calendrier prévoit le déchiquetage confidentiel avec certificat d’élimination, après le stade actif ;
• ce sont des exemplaires principaux qui sont devenus inactifs en vertu de la règle de conservation applicable, soit parce que la règle ne prévoit pas de période de conservation au stade semi-actif ou soit parce que les documents ont déjà dépassé la durée de conservation prévue au stade semi-actif et dont le mode de disposition à l'inactif est le déchiquetage confidentiel avec certificat d’élimination ;
• ce sont des papiers-rebut contenant des renseignements personnels qui doivent être déchiquetés de façon confidentielle avec certificat d'élimination.

Afin d’assurer l’élimination confidentielle de ces documents, la DGDA assurera la coordination de leur élimination. Il est cependant de la responsabilité de l’unité d’en assurer la confidentialité jusqu’à leur transfert à la DGDA en les entreposant dans un local fermé à clé et dont l’accès est limité aux personnes autorisées.

Pour nous acheminer des documents qui correspondent à l'un ou l'autre des critères énoncés ci-dessus, suivre les étapes suivantes :

1. Ranger les documents dans des boîtes standards ⁽¹⁾. Attendre d’avoir des boîtes complètes avant de les transférer à la Division de la gestion de documents et des archives.
   

IMPORTANT : Veuillez vous assurer que les documents acheminés ont atteint la fin de leur durée de vie en vertu des règles applicables du Calendrier de conservation des documents de l'Université de Montréal et qu'ils sont inactifs. La Division de la gestion de documents et des archives ne procédera pas à la vérification du contenu des boîtes avant leur élimination.

2. Compléter le formulaire de demande de destruction confidentielle et faire signer le formulaire par le gestionnaire responsable.
   • Obtenir une copie du formulaire en cliquant sur le lien suivant : Élimination de documents confidentiels.
3. Transmettre votre demande de transfert par courrier électronique à l’adresse suivante : transfert@archiv.umontreal.ca en joignant une copie numérisée du formulaire de demande de destruction confidentielle signée. Veuillez indiquer dans l’objet de votre courriel « transfert de documents à déchiqueter » et, dans le corps de texte, le nombre de boîtes à transférer ainsi que l'adresse où doivent être récupérées les boîtes.
4. À la réception de la demande, la Division de la gestion de documents et des archives formulera une demande de transport auprès de la Direction des immeubles, laquelle se chargera du transport des boîtes. Vous recevrez par courriel un avis de cueillette des boîtes. Les frais de transport sont assumés par le Secrétariat général.
5. Sceller les boîtes à l’aide des rubans adhésifs fournis par les Services d’impression de l’Université de Montréal (SIUM) et coller le formulaire de demande de destruction confidentielle signée sur la boîte. Des boîtes non scellées ou sans le formulaire de destruction dûment signé par le gestionnaire responsables ne sont pas acceptées et seront retournées à l'unité à ses frais.
6. Pour obtenir du ruban adhésif, rendez-vous sur le site des SIUM (http://www.sium.umontreal.ca/) en suivant les étapes suivantes :
• Cliquer sur Commande en ligne
• Sélectionner Réquisition comme mode de paiement
• Choisir l'option Commande de formulaire UdeM
• Après vous être authentifiés, entrer les informations relatives aux requérants et choisir le formulaire article 1116-9 rubans adhésifs pour les boîtes à être éliminées de manière confidentielles
• Compléter la commande

Pour de plus amples informations sur le transfert de ces documents, contacter la Division de la gestion de documents et des archives par courrier électronique (transfert@archiv.umontreal.ca).

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(1) Boîtes standards : 12" x 10", 15" de profondeur, couvercle fixe. 
Catalogue BuroPLUS
No. cat. 267559, No. fourn. 110-00872, pour acheter des boîtes à l’unité. No. cat. 656025, No. fourn. 110-00872-05, pour un paquet de 5 boîtes.