Procédure pour compléter le bordereau de transfert de documents

Télécharger le bordereau de transfert

Cliquer sur l'hyperlien « bordereau de transfert » ci-dessous avec le bouton droit de la souris et choisir l'option « enregistrer la cible sous... » pour enregistrer le fichier sur votre poste de travail à l'endroit choisi.

Bordereau de transfert

Si désiré, il est possible d'enregistrer le fichier en modèle de document. Dans le logiciel Microsoft Word, choisir d'abord l'option « enregistrer sous » disponible dans le menu «fichier». Dans le champ «Type de fichier», sélectionner «Modèle de document (.dot)». Le bordereau de transfert s'ajoutera aux autres modèles de documents déjà définis et pourra être réutilisé chaque fois qu'un nouveau bordereau devra être complété.

Au moment de compléter le bordereau de transfert de documents, il est demandé aux unités de suivre les étapes décrites ci-dessous :

Ouvrir le fichier du bordereau de transfert de documents

Lors de l'ouverture du fichier, Une fenêtre apparait vous demandant si vous désirez activer les macros. Pour pouvoir compléter le bordereau et profiter de toutes les options, cliquer sur « Activer les macros ». (voir figure 1)

Figure 1

Si cette option ne s'affiche pas lors de l'ouverture du bordereau, Microsoft Word doit être configuré. Pour ce faire, suiver les étapes suivantes:

Dans le menu « Outils » de Microsoft Word, sélectionner «Macro» puis cliquer sur « Sécurité... ». (voir figure 2)

Figure 2

Dans la fenêtre «sécurité», sélectionner l'onglet « Niveau de sécurité », puis l'option « Niveau de sécurité moyen ». (voir figure 3)

Figure 3

Cliquer sur « OK » et fermer le fichier. La prochaine fois que vous ouvrirez le bordereau de transfert, la fenêtre vous demandant si vous désirer activer les macros apparaîtra.

ATTENTION : Lorsque vous ouvrez dans Microsoft Word un autre fichier que le bordereau de transfert de documents de la Division de la gestion de documents et des archives et que vous n'êtes pas absolument certain de sa provenance, cliquer sur «désactiver les macros». Les macros dont la provenance est inconnue peuvent contenir des virus.

Compléter le bordereau de transfert de documents

NOTE GÉNÉRALE :: Pour vous déplacer d’un champ à l’autre à l’intérieur du bordereau électronique, toujours utiliser la touche « Tab » (tabulation) plutôt que la touche « retour » afin d’éviter que le formulaire apparaisse sur plus d’une page.
PROVENANCE :: Indiquer le nom de l’unité ainsi que les coordonnées, le nom et la fonction du responsable des documents. Déterminer la forme de transfert : dépôt (semi-actif) ou versement (conservation permanente). S’il y a lieu, cocher la case « confidentiel » et indiquer, le cas échéant, l’article de loi (Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ou autre) en vertu duquel la confidentialité des documents doit être assurée ; préciser également la période pendant laquelle les documents ne peuvent être rendu accessibles.
SUPPORT :: Cocher la ou les cases identifiant le support des documents, papier ou autre.
CONTENANT :: Dans la section « Réservé aux archives », inscrire un numéro de contenant provisoire. Par exemple, si une unité transfère cinq (5) boîtes à la Division de la gestion de documents et des archives, les contenants seront numérotés de 1 à 5.
RÈGLE :: Inscrire, à l’aide du Calendrier de conservation des documents (disponible à l’adresse suivante : http://www.archiv.umontreal.ca/service/calendrier/calendrier_accueil.htm), le numéro de la règle de conservation régissant le cycle de vie et le traitement des documents.
COTE/DESCRIPTION :: Indiquer la cote de votre système de classification, s’il y a lieu. Indiquer l’intitulé (par exemple, le titre du dossier ou de la série de dossiers). Si votre intitulé prend plus d'une ligne, continuer dans la case du dessous. Ne pas modifier la hauteur des cellules ni la taille de la police.
NOMBRE :: Pour chaque description, spécifier le nombre de dossiers, bandes sonores, etc. La mention du nombre est particulièrement importante dans les cas où plusieurs dossiers ou documents ont le même intitulé.
ANNÉES :: Inscrire les années inclusives pour chaque description.
DATE DE TRANSFERT :: Indiquer la date à laquelle les documents sont transférés à la Division de la gestion de documents et des archives.
SIGNATURE DE L'EXPÉDITEUR :: Signature de la personne qui prépare l'envoi des documents.
PAGE :: Si la description d'un contenant nécessite plus d'un bordereau, numéroter ainsi : 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3.
AJOUTER UNE NOUVELLE PAGE:: Pour pouvoir ajouter une nouvelle page, les macros doivent être activées (voir la procédure ci-dessus).; Cliquer sur le bouton «Ajouter une nouvelle page» situé en haut a droite pour ajouter une nouvelle page. Attendre quelques secondes que la nouvelle page se crée. Une fois la nouvelle page ajoutée, celle-ci ne peut plus être supprimée.