Procédure de transfert de documents

Conformément au Calendrier de conservation des documents de l'Université de Montréal, les unités doivent transférer leurs documents semi-actifs et historiques à la Division de la gestion de documents et des archives. À cette fin, la Division de la gestion de documents et des archives s'est doté d'une procédure de transfert de documents qui est décrite ci-dessous.

NOTE : Dans le cas des documents dont le mode de disposition est le déchiquetage confidentiel avec certificat d’élimination, consulter la procédure spécifique à suivre en cliquant sur le lien suivant : Élimination de documents par déchiquetage confidentiel avec certificat d’élimination - Procédure de transfert des documents.

Pour de plus amples informations sur le transfert de documents, contacter la Division de la gestion de documents et des archives au poste 1092 ou par courrier électronique (transfert@archiv.umontreal.ca).

Le texte intégral de la procédure de transfert de documents est aussi disponible en version électronique:

Texte intégral de la procédure

Transférer des documents à la Division de la gestion de documents et des archives

Matériel requis :

Chemises en carton (format légal ou lettre). Pour le rangement des dossiers dans les boîtes, ne pas utiliser de chemises suspendues ou de cartables à anneaux.
Boîtes standards : 12" x 10", 15" de profondeur, couvercle fixe.
Catalogue BuroPLUS
No. cat. 267559, No. fourn. 110-00872, pour acheter des boîtes à l’unité.
No. cat. 656025, No. fourn. 110-00872-05, pour un paquet de 5 boîtes.
Bordereau de transfert de documents, disponible en format électronique à partir du lien suivant : Bordereau de transfert de documents (cliquer sur l'hyperlien avec le bouton droit de la souris et choisir l'option « enregistrer la cible sous » pour enregistrer le fichier sur votre poste de travail à l'endroit choisi).
Calendrier de conservation des documents de l’Université, disponible à partir du lien suivant : Calendrier de conservation des documents.

Pour transférer des documents à la Division de la gestion de documents et des archives, il est demandé aux unités de suivre les étapes décrites ci-dessous :

Étape 1: Afin de faciliter la réalisation des étapes subséquentes, il est recommandé d’inscrire sur l’étiquette de la chemise de chaque dossier les informations suivantes :; a. le numéro de la règle de conservation ;
b. la cote de votre système de classification, s’il y a lieu, et le titre du dossier ;
c. les dates inclusives des documents.
Étape 2: Ranger les dossiers dans des boîtes standards. Constituer des boîtes homogènes en regroupant ensemble les dossiers ayant un même mode de disposition (conservation ou élimination) et, si possible, les dossiers ayant une même durée de conservation. Attendre d’avoir des boîtes complètes avant de les transférer à la Division de la gestion de documents et des archives.
Étape 3: Compléter le bordereau de transfert de documents disponible en format électronique (voir la Procédure pour compléter le bordereau de transfert de documents). Pour créer un nouveau bordereau, enregistrer la version électronique sous un nom différent. Dans le nom du nouveau fichier, inclure un numéro de boîte provisoire attribué par l’unité (par exemple, Bordereau_de_transfert_de_documents_Boîte_1.doc). Pour un même transfert, créer un dossier dans lequel seront enregistrés les bordereaux de transfert. Dans le nom du dossier, inclure la date du transfert (par exemple, Transfert_de_documents_20040513). Utiliser au moins un bordereau pour chaque boîte. Les titres des dossiers doivent être inscrits sur le bordereau dans l’ordre dans lequel ils sont classés dans la boîte.
Étape 4: Imprimer une seule copie de chaque bordereau et la déposer dans la boîte correspondante.
Étape 5 :: Transmettre les bordereaux de transfert par courrier électronique à l’adresse suivante : transfert@archiv.umontreal.ca. Pour faciliter l’envoi de plusieurs fichiers, il est recommandé de les regrouper dans un même dossier et de compresser ce dernier (voir la Procédure de compression de fichiers). Si vous avez des questions concernant la compression de fichiers ou d’un dossier, vous pouvez consulter le responsable informatique de votre unité.; À la réception des bordereaux de transfert, la Division de la gestion de documents et des archives en vérifie le contenu. Elle répond à l’unité par courrier électronique en lui indiquant, s’il y a lieu, les corrections à apporter aux bordereaux et en lui précisant l’endroit où les boîtes devront être envoyées.
Étape 6 :: Transférer les boîtes à la Division de la gestion de documents et des archives, à l’adresse qui vous a été indiquée. Compléter une demande de transport à la Direction des immeubles à partir de l'application Maximo 7.1 à l'adresse http://cheops.di:9080/maximo, laquelle se chargera du transport des boîtes. Les frais de transport sont assumés par l’unité qui transfère les documents. Ne pas sceller les boîtes (avec du ruban adhésif ou par un autre moyen).; À la réception des boîtes, la Division de la gestion de documents et des archives en vérifie le contenu, leur attribue un nouveau numéro de contenant et une adresse de localisation, complète les bordereaux de transfert et en retourne un exemplaire à l’unité par courrier électronique.
Étape 7 :: Enregistrer sur l’espace réseau réservé à votre unité les bordereaux de transfert qui ont été complétés par la Division de la gestion de documents et des archives et les décompresser (voir la Procédure de décompression de fichiers). Si vous avez des questions concernant la décompression d’un dossier compressé, vous pouvez consulter le responsable informatique de votre unité. Assurez-vous d’éliminer la version précédente. Si votre unité ne dispose pas d’un espace sur le réseau de l’Université, enregistrer les bordereaux sur le disque dur de votre poste de travail et créer une copie de sécurité sur un CD-ROM, un DVD ou une clé USB. Il est très important de conserver ces bordereaux, puisqu’ils contiennent les renseignements nécessaires pour effectuer un rappel de documents. Si vous quittez votre poste (mutation, promotion, départ à la retraite, …), assurez-vous que ces informations soient transmises à votre successeur.
Remarque :: Il est possible d’effectuer une recherche dans le texte des bordereaux en utilisant l’Explorateur Windows ou la fonctionnalité « Rechercher … » (Ctrl+F) de Microsoft Word.; Il est également conseillé d’imprimer et de conserver une copie papier du bordereau de transfert à des fins de consultation.